Учет поступивших и разработанных конфиденциальных документов

Учет поступивших и разработанных конфиденциальных документов

Учет поступивших и разработанных конфиденциальных документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем ограничительной пометки и даты, с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме (журнале).

 

  1. Поступившие конфиденциальные документы.

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями соответствующим образом в оформленных запечатанных пакетах.

Справка: При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства проверяет:

  1. Наличие грифа конфиденциальности на пакете, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати.
  2. Убеждается, что содержимое пакета не просматривается.
  3. Соответствие на пакете и в сопроводительном документе на него (реестре) наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), ограничительной пометки конфиденциальности.

После проверки пакета на соответствие всем требованиям оформления, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.

Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов.

После вскрытия пакета поступившему документу присваивается очередной номер по журналу учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов. Журнал хранится в течение календарного года.

На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проваляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, ограничительной пометки конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно его количество листов и через знак «+» общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденциальных) приложений количество листов отражается отдельно через знак «+» с добавлением аббревиатуры «н/с» (несекретные). На самом приложении, на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого), в правом углу нижнего поля проставляется штампом или от руки отметка «К Уч. №___» с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой его грифа конфиденциальности.

Документы, присланные в пакетах с пометкой «Лично для…», не вскрываются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства, а учетный номер, присвоенный документу, ограничительной пометки конфиденциальности и дата поступления проставляются на пакете. Такая корреспонденция вскрывается указанным на пакете адресатом. Поступившие машинные носители после занесения их в журнал учета поступивших пакетов регистрируются в журнале учета машинных носителей в том же порядке, что и документы.

Если поступивший документ подлежит передаче на выделенное хранение, то без присвоения входящего учетного номера, присваивается очередной порядковый номер журнала учета документов выделенного хранения.

Принятые документы должны доносится адресату не позднее следующего рабочего дня после его получения.

 

  1. Разработанные конфиденциальные документы.

 

Учет изданных документов включает изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях и на определенных комплектах ЭВМ.

Все разработанные конфиденциальные документы регистрируются в журнале учета изданных документов. После регистрации, изданные документы переводятся на выделенное хранение[1], направляются в другие предприятия или подшиваются в соответствующее дело.

Данные о движении документов конфиденциальной информации с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации необходимо своевременно отражать в регистрационных формах (журналах), чтобы в любой момент можно было определить местонахождение этих документов и проконтролировать их сохранность.

 

 

[1] Выделенное хранение постановка изданного конфиденциального документа на инвентарный учет по соответствующей регистрационной форме (журналу)