Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел
I.Номенклатура конфиденциальных дел.
Номенклатура дел структурного подразделения организации, предназначенная для систематизации конфиденциальной информации, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, т.е. открытых, документов, однако дополнительно в ней указываются:
- Фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом.
- Фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела.
- Инвентарный (архивный) номер дела.
- Номер и дата акта об уничтожении.
- Отметка о снятии отметки конфиденциальности доступа и передаче дела на открытое хранение и другая информация.
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя заголовки дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел и используется для проверки наличия конфиденциальных дел.
Номенклатура конфиденциальных дел составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений организации.
К разработке номенклатур должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности организации, характер связей с другими учреждениями, организациями, предприятиями, состав конфиденциальных документов в соответствии с перечнем конфиденциальной документированной информация организации.
II. Формирование и оформление конфиденциальных дел.
Каждое дело из номенклатуры конфиденциальных дел представляет собой совокупность документов, относящихся к одному направлению деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование конфиденциальных дел происходит в подразделении конфиденциального делопроизводства сотрудниками этого подразделения.
Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Сотрудники подразделением конфиденциального делопроизводства подшивают в дела, только исполненные документы, оформленные в установленном порядке. В тех случаях, когда отдельные открытые документы имеют прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела, их разрешается подшивать вместе с конфиденциальными документами.
В дело, как правило, подшиваются документы одного календарного года, при этом каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же номер и название данного дела.
Сама обложка, при заведении конфиденциального дела, должна содержать следующую информацию:
- Ограничительная пометка.
- Название организации.
- Название структурного подразделения (если в дело подшиваются документы одного подразделения).
- Номер дела.
- Название дела, согласно номенклатуре конфиденциальных дел.
- Дата заведения.
- Срок хранения и номер статей по перечню документов с указанием сроков хранения.
Оформление конфиденциального дела включает в себя следующие действия:
- Описание дела на обложке.
- Проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, имеющих право пользования данным делом.
- Заведение карточки учета выдачи дела.
- Заполнение описи документов дела.
- Нумерацию листов.
- Составление заверительной надписи.
- Прошивку и опечатывание дела.
При заполнении описи дела надо помнить, что документы с приложениями записываются одной строкой за номером основного документа и с проставлением общего количества листов.
Оформление томов дела происходит потому же алгоритму, что и само дело, с добавлением на обложке номера тома.
В нашей «Базе Решений» Вы можете найти шаблоны документов с примерами их заполнения для выполнения требований законодательства о персональных данных.