Снятие копий с конфиденциальных документов

Снятие копий с конфиденциальных документов

 

Снятие копий с конфиденциальных документов осуществляется в случаях, когда документы подшиты в дело, при этом разрешение на изготовление такой копии оформляется записью:

«Снять копию в  ____ экз.»

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства присваивает отдельный учетный номер копии документа, который будет очередным порядковым номером по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета (изданных или поступивших документов) зарегистрирован документ, с которого снимается копия.

Проставлять присвоенный копии учетный номер необходимо на всех листах копии с размещением посредине нижнего поля с добавлением грифа конфиденциальности.

На копии документа сохраняются прежние данные реквизита «Дата и номер документа».

Первый лист произведенной копии документа помечают словом КОПИЯ, расположенным в верхнем правом углу копии документа. Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется полностью, как во вновь создаваемых документах.

Копия документа заверяется подписью лица, производившего снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты заверения при этом проставляется слово «ВЕРНО», которое располагается ниже всех подписей документа.

Если копия пересылается на другие предприятия, то на заверительной надписи дополнительно проставляется печать предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства.

Нумерация экземпляров копии начинается с № 1.

На экземпляре документа, с которого снималась копия, под разрешением на снятие копии сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства производится запись «Снята копия в ____экз. за уч. № ___» и заверяется его подписью с проставлением даты.