Размножение конфиденциальных документов

Размножение конфиденциальных документов

 

Размножение дополнительных экземпляров конфиденциальных документов производится в только в связи со служебной необходимостью.

Список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, утверждается руководителем предприятия и должен находиться в подразделении конфиденциального делопроизводства.

Размножение конфиденциальных документов, поступивших из других предприятий, можно производить только с письменного согласия издавших их предприятий при этом на документе делается ссылка на номер и дату согласия.

Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документов оформляется следующим образом: на обороте последнего листа экземпляра (он не должен в последующем направляться на другие предприятия, а подшивается в дело), с которого должно производиться размножение, указывается резолюция:

«Размножить в __ экз. Должность лица, разрешившего размножение документа, подпись, дата».

Документы, подлежащие размножению, должны регистрироваться по журналу учета размножения конфиденциальных документов, учтенного в подразделении конфиденциального делопроизводства.

 

Учетный номер, гриф конфиденциаль­ности и дата документа

Коли­чество или номера листов (пунктов)

Раз-

множено

экземпляров

Дата

раз­множения

Учетные номера, при­своенные копиям и выпискам

Количест­во листов брака

Подпись об уничтоже­нии бракован­ных листов, дата

Подпись сотрудника подразделения конфиденци­ального делопроизводства за получение изготовленных экземпляров, дата

1

2

3

4

5

6

7

8

 

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства при размножении документа проставляет учетный номер на экземпляре. Так при подготовке документа данным предприятием - номера размноженных экземпляров продолжают номера ранее изготовленных экземпляров, а при издании документа другим предприятием - номера размноженных экземпляров проставляются через дробь: в числителе на всех экземплярах остается номер, присвоенный предприятием, издавшим документ, а в знаменателе на каждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый номер данного предприятия, начиная с № 1.

Каждый размноженный экземпляр имеет реквизит – «Отметка об исполнителе», который отражает фамилию, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон.

После размножения документа сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства на экземпляре, с которого производилось размножение, под разрешением на размножение, производит запись: «Размножено ___ экз. с № ____ по № ______» и заверяет подписью с проставлением даты.

Размножение документов производится также в форме снятия копий с документов и производства выписок из документов.