Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов

 

Плановые проверки наличия конфиденциальных документов определяют правильность   отметок о их регистрации и места нахождения. Такие проверки и сроки их проведения дают возможность обеспечения контроля за сохранностью конфиденциальных документов, а также позволяют выявить и устранить ошибки при ведении конфиденциального делопроизводства. Любой вид проверки может быть закончен лишь после установления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам.

Чтобы не допустить утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения этих утрат необходимо осуществлять:

-   ежедневные проверки, которые позволяют сразу после регистрации определить правильность проставления учетных данных носителей, документов и дел, и проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами;

-   квартальные проверки (по истечении каждого квартала) определяют правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел за прошедший квартал.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу конфиденциального делопроизводства (далее – КД). Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника;

-   годовая проверка (по истечении года) осуществляется проверка фактического наличия всех носителей, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.

В процессе проведения годовой проверки контролируется сохранность всех конфиденциальных материалов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Внеплановые проверки осуществляются при смене руководителяили увольнения сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, а также после выявления факта возможной утраты конфиденциальной информации.

Для проведения квартальных и годовых проверок назначается специальная комиссия,                           по результатам которой составляется акт.

 

О Б Р А З Е Ц

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Феникс»

 В.С. Иванов

 

                                    «___» _______ 20__ г.

 

 

 

АКТ № ___

о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов (картотек)   _________________ за 20__ год

 

«__» __________ 20__ г.                                                                          г. Ростов-на-Дону

 

 

Комиссия в составе: председателя _____________________________, членов комиссии - _________________________, ________________________, ____________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

составили настоящий акт в том, что на основании приказа руководителя предприятия от __.__.20__ № ___, в период с «___» ______________ по «____» ______________ 20__ г. провела годовую полистную и поэкземплярную проверку наличия конфиденциальных документов: инвентарного учета, номенклатурных дел, журналов учета документов и других конфиденциальных материалов, состоящих на учете в делопроизводстве по состоянию на 01.01.20___.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводилась путем сверки их наличия с учетными данными журналов учета, реестрами, описями.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии.

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты.

3. _____ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.

4. Работа исполнителей с конфиденциальными документами производится в помещении   № ___ подразделения конфиденциального делопроизводства и их хранение осуществляется в металлическом шкафу № ___ с определением персональной ответственности за их сохранность.

 

 

                                                   __________________________ (______________________)

                                                   __________________________ (______________________)

                                                   __________________________ (______________________)