Понятие, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства

Понятие, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства

В нормативных документах делопроизводство (документационное обеспечение управления) рассматривается как деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. При этом под документированием понимается процесс подготовки и издания документов, под организацией работы с документами – их учет, хранение, прохождение, исполнение, классификация, систематизация, проверка, подготовка к архивному хранению, уничтожению.

В организации всегда имеются документы, утечка содержания которых нежелательна или просто опасна, так как может быть использована прямо или непосредственно во вред их авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию - обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. Конфиденциальный документ содержит сведения, не относящиеся к государственной тайне, а составляющие интеллектуальную собственность юридического или физического лица. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Конфиденциальное делопроизводство - система обработки и хранения конфиденциальных документов, основанная на использовании различных методов работы с документами. Система является универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. Система одинаково эффективно оперирует как бумажными, так и машинными документами, факсимильными и электронными.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется также на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесенные только документы с грифом «Для служебного пользования», т.к. документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам должно осуществлять решение двух задач в деятельности организации, осуществляющей работу с конфиденциальной информацией:

- документационное обеспечение всех видов деятельности;

- защиту документированной информации, образующейся в процессе деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд деятельности полной, своевременной и достоверной информацией, организации исполнения и использования документов. Полноту информации в документе характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности организации информации.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов, и состоит в обеспечении как текущего, так и оперативного использования информации.

Помимо документационного обеспечения управленческой и производственной деятельности конфиденциальное делопроизводство решает другую, не менее важную             задачу - обеспечение сохранности носителя и конфиденциальности информации. Эта задача выполняется за счет: автономности функционирования указанной технологической системы, ее изолированности от аналогичных систем, связанных с обработкой других, в том числе открытых документов; операционного учета всех технологических действий, производимых с документом или чистым носителем информации; учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм; персональной ответственности сотрудников за сохранность документа и тайну информации; наличия разрешительной системы доступа к документам; постоянного контроля за наличием, комплектностью и правильностью использования документов.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Назначение конфиденциального делопроизводства определяют его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

  • письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
  • строгое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
  • обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
  • максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
  • фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
  • проведение систематических проверок наличия документов;
  • разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
  • строгие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
  • регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;
  • персональная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется в структурном подразделении организации – службе (подразделении) конфиденциальной документации или в некрупных организациях возлагается на управляющего делами, специалиста по безопасности или секретаря-референта (референта) руководителя.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки. Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица в данной организации.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

В нашей «Базе Решений» Вы можете найти шаблоны документов с примерами их заполнения для выполнения требований законодательства о персональных данных.