Организация конфиденциального документооборота

Организация конфиденциального документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации, поэтому является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции прохождения документа, но и скорость этого движения.

Вся документация организации делится на три документопотока:

-   входящие документы;

-   исходящие документы;

-   документы выделенного хранения.

Конфиденциальная информация - информация, являющаяся доверительной, не подлежащей огласке, секретной.

Виды конфиденциальной информации[1]:

  1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
  2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
  3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
  4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).
  5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
  6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении по множеству уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, поэтому важно грамотно организовать документооборот в организации.

В конфиденциальном делопроизводстве вся работа с поступившими документами осуществляется с момента их получения, но до начала работы они должны быть учтены сотрудником конфиденциального делопроизводства.

Подготовленные в организации конфиденциальные документы включаются в документооборот с момента их регистрации, который осуществляется на стадии подготовки их проектов. С момента регистрации и до подписания документы находятся в движении            (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование).

Работа с документами выделенного хранения также начинается после их регистрации.

В конфиденциальном делопроизводстве работа с поступившими и подготовленными документами завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. После определения местонахождения документов выделенного хранения, отправление, уничтожение или передача на архивное хранение, документы считаются исполненными.

С учетом вышеизложенного, можно определить, что организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов, а также передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.

В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, поэтому защищенность документопотоков должна достигаться за счет:

  1. Одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов.
  2. Нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, ограничительной пометки[2] доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;
  3. Формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
  4. Создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
 

[1] Установлены Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005)

[2] Коммерческая тайна, служебная тайна. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, пометка ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.