Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства

 

Сведения, составляющие конфиденциальную информацию, могут быть выражены в письменной, устной и электронной формах. Конфиденциальная информация, ставшая известной работнику из письменных, устных и электронных источников, охраняется равным образом.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию должны сохраняться в режиме конфиденциальности и быть доступными только тем лицам, которые имеют допуск к такой информации в силу исполнения ими своих должностных обязанностей.

Организация конфиденциального делопроизводства должна исключать ознакомление с информацией иных лиц, не имеющих такого допуска.

Приказом директора по каждому структурному подразделению назначается лицо, ответственное за учет, хранение и использование конфиденциальной информации.

В случае необходимости оперативного доведения до заинтересованных лиц сведений конфиденциального характера руководителем структурного подразделения ставится резолюция, которая должна содержать:

- перечень фамилий работников, обязанных ознакомиться с документами или их исполнить;

- срок исполнения;

- другие указания;

- подпись руководителя и дату.

Руководитель может при необходимости предусмотреть ограничения в доступе конкретных работников к определенным сведениям.

В каждом структурном подразделении документы, содержащие сведения конфиденциального характера, регистрируются и хранятся по отдельным папкам согласно номенклатуре дел.

При работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, запрещено:

- делать выписки в целях, не связанных с осуществлением трудовой функции;

- знакомить с такими документами, в том числе в электронном виде, других лиц, не имеющих соответствующего допуска;

- использовать информацию из таких документов в открытых сообщениях, докладах, переписке, рекламных изданиях (такое использование допускается только при условии обезличивания информации);

- оставлять на рабочем месте документы и иные носители конфиденциальной информации;

- не допускать к компьютерам, содержащим конфиденциальную информацию, посторонних лиц;

- не оставлять включенными компьютеры, содержащие конфиденциальную информацию.

Передача документов содержащих конфиденциальную информацию от одного работника к другому осуществляется с разрешения непосредственного руководителя.

Передача документов, содержащих конфиденциальную информацию, неуполномоченным лицам допускается, если обработка необходима:

- для достижения целей указанных в законе или международном договоре;

- для исполнения гражданско-правового договора и в соответствии с условиями договора;

- для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица;

- для защиты жизни или жизненно важных интересов гражданина;

- для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы граждан;

- в интересах гражданина и с его письменного согласия;

- для иных целей, предусмотренных законодательством РФ.

При смене работника, ответственного за учет документов, содержащих конфиденциальную информацию, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

При временном отсутствии работника, ответственным за учет документов, содержащих конфиденциальную информацию, назначается приказом директора другое лицо, имеющее доступ к конфиденциальной информации.