Данная статья является логическим продолжением публикации
«Первый шаг к защите коммерческой тайны».
В предыдущей статье мы рассматривали вопросы понятия коммерческой тайны, содержания и значения ее режима. Выяснили, в чем заключаются коммерческие секреты, обратили внимание на роль государства в защите этих секретов. Также обозначили меры по охране конфиденциальности информации, которые должен предпринять ее обладатель для установления режима коммерческой тайны на предприятии. В этой и последующих статьях рассмотрим эти меры более подробно.
Первым и самым важным для принятия решения о необходимости установления режима коммерческой тайны на предприятии является, определение перечня информации составляющей коммерческую тайну. Законодатель определил данную меру как одну целую норму. Но, по сути, эта мера состоит из двух поэтапных действий. Необходимо:
- определить круг сведений, составляющей коммерческую тайну (т.е., выделить среди всей информации организации именно те сведения, которые позволяют увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду). Первоначально для этого достаточно составить список таких сведений;
- составить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Для этого сведения из списка следует распределить по категориям важности в зависимости от их ценности для предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен организации при разглашении этих сведений.
Составление списка сведений, которые следует отнести к коммерческой тайне, имеет определенные сложности, ведь в отечественной практике пока не разработана четкая методика отнесения сведений к разряду коммерческой тайны. У каждого предприятия может засекречиваться разная информация. Это может быть:
- Научно-техническая информация – включает открытия, идеи, изобретения (в т.ч. новые формулы), новые методы организации производства, лицензии, планы внедрения новых технологий и прочих видов продукции, разработанное в компании программное обеспечение (например, корпоративная информационная система), анализ конкурентоспособности продукции, а в особенности - пароли доступа к конфиденциальным данным.
- Производственная информация. Это могут быть данные о способах производства, технологии, схемы, чертежи, конструкторские документы, рецептура товаров, описание технологических испытаний, информация о материалах, время выхода на рынок, производственные и инвестиционные планы.
- Финансовые данные – себестоимость товара, размер прибыли, торговые операции, механизм формирования цен, банковские отношения (кредиты, ссуды, долги).
- Деловая информация – условия договоров, составленных под конкретную ситуацию, информация о конфиденциальных переговорах, данные о поставщиках, планы проведения рекламных акций, сведения о коммерческой переписке.
Некоторые предприятия получают прибыль за счет монопольного положения на рынке. В этом случае особенно важно принять своевременные меры по защите коммерческой тайны, так как, используя свободный доступ к необходимым данным, даже небольшое предприятие способно быстро создать подобное производство и составить конкуренцию.
Некоторые специалисты считают, что существует 4 метода для определения наличия ценной информации на предприятии применяемых собственниками:
- тотальный - заключается в том, что коммерческой тайной организации признается все то, что не попадает в утвержденный Правительством РФ перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Этот способ наиболее прост и наименее эффективен, так как реализация мер по защите коммерческой тайны, определенной таким способом, будет затруднительна и мешать жизнедеятельности предприятия;
- плагиаторский - данный метод основан на том, что необходимо выяснить, какую именно информацию Ваши партнеры или организации, подобные Вашей, считают коммерческой тайной и поступить так же на своем предприятии. Претворение данного способа в жизнь, как правило, затрудняется тем, что при определении коммерческой тайны очень мало универсальных положений, которые подходят абсолютно всем;
- аналитический - заключается в «ролевых играх» и давно используется психологами, следователями, маркетологами и многими другими специалистами. Сущность его заключается в представлении себя на месте другого человека, например, проанализировать, какая именно информация могла бы заинтересовать ваших конкурентов или недоброжелателей;
- экспертный - приглашение независимых экспертов. Наиболее эффективный, но и самый дорогостоящий метод.
Мы же склоняемся к мнению, о единственно двух верных методах определения наличия ценной информации на предприятии:
- аналитический – заключается в проведении глубокого и всестороннего анализа деятельности организации с выделением информации по направлениям деятельности;
- экспертный - приглашение независимых экспертов.
Эксперты знакомятся как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой отдельных подразделений. Создается группа из нескольких человек, в которую, как правило, входят:
- специалист, ознакомленный с финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в отношении конкурирующих фирм;
- специалист, разобравшийся в системе организации работы фирмы, ее особенностях;
- специалист по вопросам заключения контрактов, договоров;
- специалист, ознакомленный со сведениями о выпускаемой продукции, технологическом цикле ее производства, о прохождении всех видов информации (устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой продукции, и пр.).
Если организация обладает большой и разветвленной структурой и производимые товары (оказываемые услуги) имеют разнородный характер, часто создается несколько таких групп: одна — главная — в целях координации и обобщения результатов работы, остальные — в зависимости от необходимости по каждому отдельному участку. Если организация небольшая, тогда эта задача может решаться руководителем при условии, что он будет владеть перечисленной выше информацией. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут составлять коммерческую тайну. В большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них был подробно осведомлен по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляли общее положение.
Далее перед группой экспертов встает комплекс вопросов в следующей последовательности:
- выделить все виды деятельности предприятия, приносящие прибыль на данный момент;
- исходя из имеющихся данных о рынке сбыта оценить, превышает ли уровень прибыли для данного вида деятельности аналогичные показатели у других предприятий;
- определить вероятную перспективу рентабельности этой деятельности.
Если вид деятельности устраивает предприятие в данный момент и в перспективе, а прибыль выше, чем у конкурирующих фирм, то предприятие определенно располагает коммерческой тайной и необходимо продолжить анализ. Исходя из этого, эксперты должны определить, что именно в данном виде деятельности позволяет получать прибыль. После этого составляется собственно Перечень информации.
Для составления Перечня информации, т.е. придания информации документальной формы, используются два способа подачи, текстуальный и табличный. Но в первую очередь Перечень должен обладать набором признаков документа. А это, как правило, ряд обязательных и дополнительных реквизитов:
1). Гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства), мы также рекомендуем включать в реквизит «гриф» срок действия режима коммерческой тайны установленного в отношении информации отраженной в документе.
2). Утверждение. Мы рекомендуем вводить в действие перечень приказом по организации. При таком порядке необходим Реквизит дающий информацию о распорядительном документе, который ввел в действие перечень и как они относятся друг к другу. Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ________________________
(наименование организации)
№ ___от«___» ______20__ г.
3). Наименование документа.
4). Подпись должностного лица разработавшего (составившего) Перечень.
5). Регистрационные номера, вошедшие в документ.
Форма перечня определяется разработчиком исходя из удобства пользования и правил документооборота, принятых в организации.
Текстовая форма отображается в виде текста с перечислением информации имеющей потенциальную или действительную ценность разбитой на пронумерованные тематические блоки.
Мы же рекомендуем Табличную форму, она более понятна, наглядна и удобна в работе, в наиболее простом варианте, применяемом в ситуациях, когда отсутствует разнородная информация, распределенная по степени важности может быть представлена в следующем виде:
| № п/п |
Содержание информации | Гриф | Возможность предоставления информации в орган государственной власти, иной государственный орган, орган местного самоуправления | Срок установления режима |
Но прежде чем включить в перечень отобранную информацию следует исключить возможность попадания в него сведений, в отношении которых лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, не может быть установлен режим коммерческой тайны, в соответствии со статьей 5 ФЗ от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ:
- содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
- содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
- о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
- об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
- о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
- обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.
Также в ряде других нормативно-правовых актов установлена обязательность раскрытия сведений и недопустимость ограничения доступа к ним.
После составления Перечня, необходимо составить Приказ, т.е. локальный распорядительный документ, которым Перечень будет введен в действие. В Приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования Перечня и контролю его выполнения. Собственник информации обязан с Приказом и Перечнем ознакомить под расписку всех работников предприятия, допущенных к коммерческой тайне.
Копии Перечня или выписки из него по решению собственника для организации взаимодействия могут быть направлены (под расписку) контрагентам. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна ее обладателя.
Исключение сведений из категории составляющих коммерческую тайну организации происходит по окончании контрольного срока, на который она устанавливалась. Но это может произойти и раньше из - за следующих обстоятельств: появление нового образца, утечки информации к конкуренту и т.п. Как правило, решение о досрочном исключении сведений из категории составляющих коммерческую тайну осуществляется теми же лицами, которые утвердили перечень. Следует отметить, что при грамотно введенном режиме коммерческой тайны утечка сведений практически исключается.
В завершении отметим, что грамотная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, а напротив, способствовать его прибыльной деятельности.
Начальник экспертного отдела Центра «Эксперт»
Д.С. Котельников
Примечание: продолжение данной публикации можно найти в материале «Третий шаг к защите коммерческой тайны».